01 Tổng quan hệ thống
Module Điều vận quản lý toàn bộ hành trình xe container của Phương Nam Logistics — từ lúc nhận lệnh điều xe từ bộ phận XNK, phân công tài xế/đầu xe/rơ móc, theo dõi hành trình theo thời gian thực qua GPS, cho đến khi hoàn thành và tính lương chuyến.
Mục tiêu chính:
- Thay thế việc điều phối thủ công qua điện thoại/Excel bằng một màn hình theo dõi tập trung, cập nhật realtime.
- Hiển thị cảnh báo các trường hợp cần chú ý (ví dụ: hàng nhập chưa có EDO) — chỉ để theo dõi, không chặn việc điều xe.
- Lấy số km thực tế từ GPS (EUP) để tính lương chuyến chính xác, không phụ thuộc vào tài xế khai báo.
- Cho phép nhập/xuất dữ liệu hàng loạt (CSV/Excel) khi XNK gửi nhiều lệnh cùng lúc.
02 Các thành phần dữ liệu
Một Hành trình (chuyến xe) được ghép từ 3 danh mục quản lý riêng:
| Thành phần | Vai trò |
|---|---|
| Tài xế | Người lái xe — theo dõi lương cơ bản, phụ cấp, số điện thoại. |
| Đầu xe | Xe kéo container — gắn với biển số trên hệ thống GPS EUP để lấy km thực tế. |
| Rơ móc | Phần kéo theo chở container — có trạng thái riêng (đang gắn với đầu xe nào, đang ở đâu). |
Khi điều phối phân công một hành trình, cả 3 thành phần trên được gán vào cùng lúc.
03 Quy trình hàng XUẤT (export)
Áp dụng khi khách hàng xuất hàng ra nước ngoài — công ty đi lấy vỏ container rỗng, đưa về nhà máy đóng hàng, rồi kéo ra cảng.
- Nhận lệnh điều xe từ bộ phận XNK (số booking, điểm lấy vỏ, điểm hạ, kho đóng hàng)
- Điều phối phân công đầu xe + rơ móc + tài xế Chờ phân công → Đã phân công
- Tài xế đi lấy vỏ container tại depot/bãi
- Kéo vỏ container về nhà máy
- Tách rơ móc tại nhà máy — đầu xe có thể tách ra chạy chuyến khác trong lúc chờ Rơ móc đã tách
- Nhà máy đóng hàng vào container
- Tài xế chụp ảnh số seal sau khi đóng hàng xong (OCR)
- Đầu xe quay lại gắn rơ móc có hàng, tiếp tục hành trình
- Kéo container có hàng ra cảng
- Chụp ảnh xác nhận hạ container tại cảng (OCR)
- Hoàn thành — hệ thống tự tính lương chuyến và cập nhật công nợ khách hàng Hoàn thành
04 Quy trình hàng NHẬP (import)
Áp dụng khi khách hàng nhập hàng từ nước ngoài về — công ty nhận container đã có hàng tại cảng, kéo về nhà máy rút hàng, rồi trả vỏ.
- Nhận lệnh từ XNK — hàng nhập luôn đã có sẵn số container + số seal Chờ EDO / Chờ phân công
- Điều phối phân công đầu xe + rơ móc + tài xế (thực hiện được ngay, kể cả khi chưa có EDO)
- Đến cảng nhận container có hàng
- Chụp ảnh container + seal ngay tại cảng (OCR)
- Kéo container có hàng về nhà máy
- Tách rơ móc tại nhà máy Rơ móc đã tách
- Nhà máy rút hàng ra khỏi container
- Chụp ảnh container rỗng sau khi rút hàng xong (OCR)
- Đầu xe quay lại gắn rơ móc + vỏ container
- Trả vỏ container cho cảng bên thứ ba (thường khác với cảng nhận ban đầu)
- Hoàn thành — tính lương chuyến + cập nhật công nợ Hoàn thành
05 Quy tắc đặc biệt của Rơ móc
🏭 Khi giao tại nhà máy
Rơ móc ở lại nhà máy. Đầu xe tách ra và có thể nhận chuyến khác trong lúc nhà máy đóng/rút hàng — tăng hiệu suất sử dụng đầu xe.
🚢 Khi ra cảng
Rơ móc đi cùng đầu xe ra cảng — không tách lại giữa đường.
06 Bảng trạng thái hành trình
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chờ EDO | Hàng nhập chưa có xác nhận EDO từ XNK — chỉ là badge cảnh báo để lưu ý, vẫn điều xe được bình thường. |
| Chờ phân công | Đã nhận lệnh, đang chờ điều phối gán tài xế/đầu xe/rơ móc. |
| Đã phân công | Đã gán đủ tài xế/đầu xe/rơ móc, chuẩn bị hoặc đang chạy. |
| Đang thực hiện | Xe đang trên đường, rơ móc đã gắn lại sau khi tách tại nhà máy. |
| Rơ móc đã tách | Rơ móc đang ở lại nhà máy chờ đóng/rút hàng, đầu xe có thể đang chạy chuyến khác. |
| Chờ hoàn thành | Hàng đã giao xong, đợi xác nhận cuối cùng để chốt chuyến. |
| Hoàn thành | Chuyến đã chốt — đã tính lương và km thực tế từ GPS. |
07 Hướng dẫn thao tác trên hệ thống
Tạo hành trình mới
Bấm "+ Tạo hành trình" ở góc trên bên phải màn hình Hành trình. Điền thông tin từ lệnh XNK gửi qua (mã khách hàng, số booking, điểm lấy/hạ, kho đóng hàng...). Với hàng nhập, hệ thống tự động lấy số booking làm số container nếu chưa nhập riêng — đúng thực tế là số booking hàng nhập chính là số container.
Phân công xe
Tại mỗi hành trình đang "Chờ phân công", dùng 3 ô tìm kiếm để chọn nhanh tài xế, đầu xe, rơ móc (gõ vài chữ để lọc thay vì cuộn danh sách dài), rồi bấm "Phân công xe".
Xác nhận EDO
Khi XNK báo đã có EDO cho 1 hành trình đang gắn badge "Chờ EDO", bấm nút "Xác nhận đã EDO" để cập nhật — đây chỉ là ghi nhận thông tin, không mở khoá gì vì bước phân công vốn không bị khoá.
Tách / gắn lại rơ móc
Khi xe về đến nhà máy, bấm "Tách rơ móc tại NM". Khi nhà máy xong việc (đóng hàng xong với hàng xuất, hoặc rút hàng xong với hàng nhập) và xe quay lại, bấm "Gắn lại rơ móc".
Hoàn thành chuyến
Bấm "Hoàn thành" — hệ thống tự động lấy số km thực tế từ GPS (nếu là xe công ty có gắn thiết bị EUP) và tính ra lương chuyến ngay lập tức.
Tìm kiếm và lọc
Dùng ô tìm kiếm để tra theo mã chuyến, tên khách hàng, số container, số booking. Dùng 4 nút lọc nhanh (Tất cả / Cần xử lý / Đang chạy / Hoàn thành) để chỉ xem đúng nhóm việc cần quan tâm.
Nhập/xuất dữ liệu hàng loạt
Khi XNK gửi nhiều lệnh cùng lúc (ví dụ 10-20 chuyến trong một ngày), dùng nút "Nhập CSV" để tạo hàng loạt thay vì nhập tay từng chuyến. Có sẵn nút "Mẫu CSV" để tải file mẫu đúng định dạng cột. Tương tự, danh mục Tài xế/Đầu xe/Rơ móc cũng hỗ trợ nhập/xuất hàng loạt.
Xem vị trí xe (GPS EUP)
Màn hình "GPS EUP" hiển thị bản đồ thực tế và bảng chi tiết: vị trí, tốc độ, hướng di chuyển, nhiên liệu, nhiệt độ (với xe có cảm biến), cập nhật theo thời gian thực từ nhà cung cấp GPS EUP.
08 Cách tính lương chuyến
Lương mỗi chuyến được tính theo một trong hai cách, tuỳ loại hợp đồng với khách hàng:
- Theo km thực tế: đơn giá/km × số km GPS đo được (không dùng km tài xế tự khai).
- Theo giá cố định: áp dụng mức khoán sẵn cho tuyến đường đó, không phụ thuộc km.
Lương tháng của tài xế = lương cơ bản + phụ cấp + thưởng KPI (sản lượng cont) − các khoản tạm ứng (vé cầu đường, vá vỏ, sửa chữa...) trong tháng.
09 Đăng nhập & phân quyền
Hệ thống yêu cầu đăng nhập bằng username/mật khẩu — không còn thao tác được nếu chưa đăng nhập. Có 5 vai trò: admin và giám đốc (quyền như nhau, xem/sửa được mọi dữ liệu + quản lý tài khoản), xnk (chỉ vào được màn Plan XNK), dieu_van (chỉ vào được Hành trình/Danh mục/GPS), ke_toan (xem được cả XNK lẫn Điều vận nhưng chỉ đọc, không sửa được).
11 tài khoản có sẵn ứng với từng người đã nêu trong tài liệu nghiệp vụ (Tiên, Hiền, Điều phối, anh Tồn, anh Tuân, anh Trâm, Kim Em, Thanh Huyền, Kế toán trưởng) cộng admin/giám đốc. Mật khẩu ban đầu do người quản trị cấp riêng cho từng người — vào mục "Người dùng" (chỉ admin/giám đốc thấy) để đổi mật khẩu người khác, hoặc tự đổi mật khẩu của mình qua API đổi mật khẩu. Nên đổi mật khẩu mặc định ngay sau lần đăng nhập đầu tiên.
10 Điểm cần thống nhất với khách hàng
- Anh Phan Tồn: hoàn thành = hạ container xong tại điểm cuối.
- Anh Minh Tuân: hoàn thành = giao xong + ký đủ chứng từ (POD).
Hệ thống hiện đang tạm implement theo phương án của anh Phan Tồn (hạ cont xong là chốt lương). Đây là điểm quan trọng cần khách hàng xác nhận chính thức trước khi đưa vào vận hành thật, vì ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm tính lương và ghi nhận công nợ.
11 Lộ trình phát triển tiếp theo
- Chụp ảnh + OCR tự động qua Zalo: tài xế chụp ảnh seal/container ngay trên điện thoại, hệ thống tự đọc số liệu thay vì nhập tay.
- Module Kế toán/Công nợ: tự động cập nhật công nợ khách hàng khi chuyến hoàn thành, hiện tại mới có điểm móc nối (chưa xây module thật).
- Triển khai chính thức lên VPS công ty: hiện đang chạy thử nghiệm, đã chuẩn bị sẵn cấu hình triển khai.